• Start
  • Nieuws
  • Handige tips voor het gebruik van Outlook 2016

Nieuws

Welkom op onze nieuws pagina. Lees hier het laatste nieuws omtrent ICT ontwikkelingen.

Handige tips voor het gebruik van Outlook 2016

Met de komst van Microsoft Office 2016 zijn er handige functies bijgekomen. Het zijn vaak fraaie functies die niet direct opvallen. Dit keer wil ik daarom twee Outlook functies nader belichten. De eerste heeft betrekking op het samenwerken met anderen, de tweede op het beantwoorden van mail door middel van standaard teksten. 

Het gebruik van groepen om samen te werken met collega's en externe partijen

Met behulp van de Office 365 abonnementen waar Exchange Online en SharePoint Online onderdeel zijn van het abonnement, beschikt u over de mogelijkheid in Outlook 2016 gebruik te maken van groepen. Deze handige functionaliteit maakt het mogelijk om met collega's of externe partijen samen te werken door centraal bestanden, notities, mail en een agenda te beheren. Nogmaals, een vereiste is dat de genodigden beschikken over Exchange Online en SharePoint online om van alle functionaliteiten gebruik te kunnen maken. 

Het aanmaken van een groep gaat vrij eenvoudig. U opent hiervoor de Outlook applicatie. Onder uw eigen postvak treft u het onderdeel "Groepen" aan. Door nu met de rechtermuisknop op "groepen" te klikken, kunt u kiezen voor "nieuwe groep".


​Als voorbeeld maken wij de groep "Administraties" aan. Tijdens het aanmaken wordt er op de achtergrond al gecontroleerd of de betreffende naam al in gebruik is. Mocht dat zo zijn, dan wordt u gevraagd een ander naam te kiezen. Verder kunt u hier al bepalen voor wie de groep zichtbaar is. Al naar gelang de behoeft kan dit worden aangepast.

Door nu op "OK" te klikken wordt de groep gegenereerd.


​Nadat de groep is aangemaakt krijgt u direct de mogelijkheid om gebruikers aan uw groep toe te voegen. Dit kunnen dus zowel interne, als ook externe gebruikers zijn die beschikken over een abonnement van Office 365 waarbij Exchange Online en SharePoint Online onderdeel uitmaakt van het abonnement. Nadat de gebruikers zijn toegevoegd, ontvangen zij een mail met daarin opgenomen de uitnodiging en een link naar de SharePoint locatie. Nadat zij deze uitnodiging hebben geaccepteerd, maken zij deel uit van de groep en nemen deel aan alle activiteiten die in de groep plaatsvinden. 

Het lint in Outlook verklapt al een beetje wat de mogelijkheden zijn als u deelneemt aan een groep.


Een zeer handige functie dus om snel en eenv
oudig samen te kunnen werken met anderen. 

Wilt u meer weten over het gebruik van groepen? Neem dan contact met ons op.

Werken met mail sjablonen 

Bij het gebruik van Outlook 2016 beschikt u over de mogelijkheid om via invoegtoepassingen het onderdeel mail sjablonen te gebruiken. Praktisch, dit onderdeel biedt de mogelijkheid om met behulp van standaard teksten een mail te beantwoorden. 

Hoe? 

Begin in Outlook een nieuwe mail of selecteer een mail en klik op beantwoorden. Boven in het lint treft u de optie "Office- invoegtoepassingen" aan. 


Klik op "Office-invoegtoepassingen" om de wizard te starten en selecteer vervolgens "Mijn sjablonen".

Geef uw tekst hier ...


Rechts in het scherm ziet u nu de sjablonen die standaard al worden meegeleverd. Door op "+ sjablonen" te klikken kunt u zelf nieuwe sjablonen toevoegen.
 


Een voorbeeld van zo'n sjabloon zou het onderstaande kunnen zijn. Door dit sjabloon op te slaan kan het in de toekomst gebruikt worden bij het selecteren van standaard teksten. Het aardige hiervan is dat de sjablonen centraal worden opgeslagen in uw account. Indien u Outlook dus ook op andere apparaten gebruikt, beschikt u ook daar over de meest recente sjablonen.


Zoals u ziet, een erg handige en eenvoudige functie indien u vaak werkt met standaard teksten bij het beantwoorden van mail. 

Heeft u vragen over een van de beide behandelde onderwerpen of heeft u hulp nodig bij het inrichten van een van beide functies? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

HP ProBook 450 serie
Windows 10 Creators Update

Contact

Ma-Vr:                      08:30 tot 17:00 
Telefoon:   040 - 284 77 88
E-mail:   info@disctec.nl

Adresgegevens

Straat:                     De Huufkes 33D
Postcode:   5674 TL
Plaats:   Nuenen

© 2018 - Disctec Automatiseringsservices