Nieuws

Welkom op onze nieuws pagina. Lees hier het laatste nieuws omtrent ICT ontwikkelingen.

Tips voor een opgeruimde mailbox

Een overvolle mailbox kan voor flink wat onrust zorgen. Welk mailtje moet je nog beantwoorden, welke mailtjes kunnen rechtstreeks de prullenmand in en welke moet je écht bewaren? Hieronder de beste tips om het overzicht te behouden én meer opslagruimte te creëren.

Verwijder e-mails

Niet elke mail hoeft bewaard te worden, regelmatig beoordelen wat wel/niet bewaard dient te blijven zorgt voor een overzichtelijke mailbox. Upload u uw mail naar een CRM-pakket? Beoordeel dan of het nodig is dat de betreffende mail ook in uw Outlook blijft staan. Wel moet u alle gegevens van uw administratie en over uw bedrijfsproces 7 jaar bewaren, dit is verplicht door de Belastingdienst. Als u digitale gegevens (direct of later) afdrukt, moet u deze gegevens alsnog digitaal bewaren gedurende 7 jaar.

Gebruik niet te veel submappen

Vaak zien we dat Outlook uitpuilt van de verschillende submappen. Het gebruikt hiervan kan zeer handig zijn, echter voer dit niet te ver door. De zoekfunctie in Outlook zorgt ervoor dat e-mails snel terug te vinden zijn in Outlook. U heeft geen tientallen mappen nodig om e-mail te organiseren. Vaak zorgt dit er zelfs voor dat uw mailbox zelfs minder overzichtelijk wordt.


Gebruikt uw inbox niet als to-do lijst

Vaak raakt onze mailbox vol, omdat we het behandelen als een agenda met dingen die we moeten doen. Gebruik hiervoor niet uw inbox, maar maak er een aparte taak van. Dit kan natuurlijk in Outlook maar vaak kunt u hiervoor ook uw CRM-pakket gebruiken. Heeft u mails beantwoord of afgehandeld? Verwijder deze dan direct of verplaats ze naar de desgewenste submap.

Lees e-mail op gezette tijden

Wanneer u een nieuwe e-mail ontvangt is het vaak erg verleidelijk om deze direct te openen. Op die manier raken we afgeleid van de werkzaamheden waar we op dat moment mee bezig waren. Leer jezelf aan om op gezette tijden, bijvoorbeeld eens per uur, de ontvangen mail te bekijken.


Ongewenste reclame

Tegenwoordig ontvangen we over de gehele dag mailberichten. Nog niet zo lang geleden werd er voornamelijk tijdens kantoortijden gemaild, inmiddels is dit vaak verspreid over de volle 24 uur die een dag telt. Kijk niet bij ieder separaat ontvangen mailtje in uw mailbox maar houd gezette tijden aan om deze te bekijken. Dit voorkomt dat u constant wordt afgeleid terwijl u met andere zaken bezig bent.

Maak regels aan

Wanneer u Microsoft Outlook gebruikt kunt u zogeheten regels aanmaken. Door regels in te stellen kun je het Outlook mails laten filteren en sorteren op basis van bepaalde kenmerken, bijvoorbeeld op afzender of op bepaalde woorden in de titel of het bericht zelf. Dat scheelt archiveertijd bij je volgende opruimsessie en zo word je minder snel afgeleid door mails die minder belangrijk zijn.

Heeft u vragen of wilt u ondersteuning? Neem dan contact met ons op zodat wij u verder kunnen helpen. 

EnGenius Neutron WiFi-oplossingen
Jabra Pro 9400 series

Contact

Ma-Vr:                      08:30 tot 17:00 
Telefoon:   040 - 284 77 88
E-mail:   info@disctec.nl

Adresgegevens

Straat:                     De Huufkes 33D
Postcode:   5674 TL
Plaats:   Nuenen

© 2018 - Disctec Automatiseringsservices